Рассчитать стоимось
Напишите нам в WhatsApp Рассчитать стоимость
Эффективная подготовка к выставке: пошаговое руководство

Эффективная подготовка к выставке: пошаговое руководство

25.05.2021

Подготовка к выставке должна начинаться заблаговременно, ведь если вы хотите произвести положительное впечатление на посетителей, нужно все продумать до мелочей. Важно понимать, что именно менеджеры компании отвечают за успешную презентацию предприятия на этом мероприятии.

Данная статья будет полезна тем, кто еще не отточил свои умения до идеала. Чаще всего это характерно для компаний, которые редко посещают подобные мероприятия, или это молодой бизнес, руководителям которого не хватает опыта. Не переживайте! Мы расскажем, как правильно все сделать.

Этапы участия в выставке

Этапы участия в выставке

Чтобы продвигать на рынке свой продукт, нужно использовать самые различные инструменты, начиная с публикаций в социальных сетях и заканчивая выставками. Причем последние, при условии хорошей подготовки и правильной организации, сработают очень эффективно. При таком формате происходит общение «лицом к лицу» с потенциальными клиентами, а также с коллегами, партнерами, конкурентами и представителями СМИ. Выставки – отличная возможность оценить и проанализировать рынок.

Чтобы получить ощутимые результаты, для подготовки к выставке и ее проведения компании обращаются к опытным специалистам, хорошо разбирающимся в продукте, способным выстроить и поддержать коммуникации, как с потенциальными покупателями, так и с конкурирующими компаниями и СМИ.

Одна из задач выставочных мероприятий – создание определенного имиджа компании, но основная цель – увеличение продаж продукта. Чтобы достигнуть этой цели, необходимы:

  • качественная подготовка к выставке;
  • работа на ней;
  • закрепление результата (упрочение завязанных во время мероприятия контактов с потенциальными клиентами и партнерами).

Остановимся подробнее на этих этапах.

Подготовка к выставке

Подготовка к выставке

Важный этап подготовки к выставке – ее выбор. Прежде чем его сделать, необходимо понять, решит ли мероприятие стоящие перед ним задачи, будет ли способствовать увеличению продаж, зачем компании участвовать именно здесь.

Никакие продажи не состоятся, если на мероприятии не будет потенциальных клиентов, т. е. целевой аудитории (ЦА) компании. Соответственно, прежде чем делать выбор в пользу той или иной выставки, важно определить ее аудиторию, понять, будет ли на ней присутствовать ЦА компании, в каком количестве, чем подтверждаются эти данные.

После этого можно начинать подготовку к выставке.

От качества организации во многом зависит итоговый результат мероприятия.

Подготовку к выставке следует начинать не позднее чем за 3-4 месяца, оптимальный срок, в течение которого можно тщательно проработать все нюансы, – 6 месяцев.

Во время подготовки необходимо:

  • определить цели и задачи, которые должны быть решены за счет участия в выставке;
  • подготовить раздаточные материалы для разных целевых аудиторий;
  • распланировать рабочие зоны, определиться с дизайном, изготовить стенды;
  • отобрать выставочные образцы для стендов;
  • выбрать и подготовить персонал;
  • подготовить программу;
  • проинформировать и пригласить на мероприятие партнеров и клиентов.

Для получения максимального эффекта от участия в мероприятии необходимо обозначить цели, сформулированные по системе СМАРТ, т. е. конкретные, измеримые, достижимые, ограниченные по времени. Чем четче они будут выражены, тем выше вероятность их реализации.

В случае проведения на выставке маркетинговых мероприятий (конференций, презентаций и пр.), необходимо определиться с местом их проведения: будет ли это выставочный стенд компании или арендованный для этих целей конференц-зал.

Выставочные стенды, по сути, являются выездным офисом компании. Конечно, ими заинтересуются посетители мероприятия, но не стоит ограничивать круг покупателей только гостями. На выставку можно и нужно приглашать как уже существующих, так и потенциальных клиентов, сотрудничество с которыми возникло за стенами павильона.

Подготовка к выставке

Существующим клиентам будет полезно убедиться в том, что компания продолжает занимать лидирующие позиции на рынке, представляя вниманию гостей и покупателей один из лучших в своей категории продуктов.

Потенциальные клиенты смогут оценить подход и масштаб, согласиться на переговоры и перейти из разряда потенциальных покупателей в разряд реальных клиентов.

Для того чтобы привлечь их внимание в процессе подготовки к выставке, необходимо составить список потенциальных покупателей и направить им персонализированные приглашения на мероприятие.

Оптимальное время для начала рассылки – 2-3 месяца до начала выставки. Письма не должны быть чересчур многословными, в них необходимо уместить только самую важную информацию:

  • название мероприятия;
  • место и время его проведения;
  • продукт, который компания будет представлять на выставке;
  • пользу, которую получат клиенты от его приобретения;
  • местонахождение выставочного стенда;
  • контактные данные лица, которое даст более подробную информацию, и пригласительные билеты на мероприятие.

Спустя одну-две недели после первоначальной рассылки следует связаться с потенциальным клиентом и напомнить о предстоящем мероприятии. Хорошо, если общение будет личным. При этом важно проявлять искренний интерес к будущему покупателю.

Во время выставок проводятся также деловые мероприятия (уже упомянутые ранее конференции, презентации и пр.). Стоит уточнить у организаторов, какие именно мероприятия и когда будут проходить, определить, интересны ли они целевой аудитории компании, а затем решить, в каких из них стоит принять участие, какие темы затронуть в процессе, чтобы эффективнее привлечь внимание потенциальных клиентов, а затем уже обсудить с ними дальнейшее сотрудничество.

Не стоит игнорировать спонсорские пакеты, дополнительные маркетинговые услуги, которые обычно предлагают организаторы мероприятий участникам. Помимо готовых предложений, всегда можно обсудить индивидуальные, которые могут в полной мере удовлетворить интересы обеих сторон. Главное, озвучить организаторам выставки планируемый бюджет и преследуемые цели, и подходящее решение будет наверняка найдено.

Подготовка к выставке

Сотруднику, отвечающему за проведение и подготовку выставки, недостаточно быть просто внешне элегантным, он также должен обладать цепким умом. В целом же мероприятием занимаются:

  • стендовая команда (лица, непосредственно участвующие в выставке, – руководители компании и отдельных направлений организации, менеджер выставочного проекта, менеджеры отделов, технические специалисты, офис-менеджер, переводчики, администраторы, привлеченный персонал, промоутеры и др.);
  • офисная команда (сотрудники, оказывающие оперативную поддержку);
  • сервисная команда (лица, обслуживающие выставку: грузчики, водители, курьеры, охранники, обслуживающий персонал, уборщики и др.).

Сотрудники, занятые в подготовке и проведении выставки, должны четко понимать, в чем заключается их роль, разбираться в представляемом продукте, его особенностях, преимуществах, обязаны знать о недостатках, уметь закрывать возражения, объяснять, в чем заключается отличие от продукции конкурентов. А также не забывать о позитивном настрое, приветливости, доброжелательности.

Важно, чтобы все стендисты знали:

  • историю развития и становления компании;
  • сферу ее деятельности;
  • планы дальнейшего развития предприятия (планируется ли расширение ассортимента продукции, открытие новых торговых точек, будут ли предлагаться специальные скидки и т. п.).

Если информация на стенде будет представлена не в полном объеме, у потенциального клиента будет повод для завязывания контактов. Подготовка к выставке включает в себя инструктаж и обучение сотрудников, которые желательно провести минимум за пару недель до мероприятия.

5 правил работы на выставке

5 правил работы на выставке

В процессе подготовки к выставке, чтобы избежать накладок и проблем при ее проведении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

  1. Все материалы, стенды, работы по их установке следует заказывать заблаговременно. Иначе существует вероятность того, что работы не будут выполнены в срок, либо будет страдать их качество, а времени на переделку уже не останется.
  2. Продукцию и оборудование необходимо завезти на выставку заранее, чтобы иметь возможность проверить их работу. Неприятно, если непосредственно перед началом мероприятия вдруг окажется, что не хватает образцов продукции, отсутствуют комплекты рекламных материалов или не работает освещение стендов.
  3. На мероприятие нужно взять наличные деньги, т. к. могут возникнуть непредвиденные расходы, а искать банкомат не будет возможности.
  4. Участники выставки приходят на нее не позднее, чем за час до официального открытия, поскольку необходимо подготовить или проверить работу стенда, наличие и комплектность рекламных и информационных материалов, проанализировать предыдущий день, получить задания на текущий день.
  5. Рекламные материалы, каталоги продукции и буклеты не нужно размещать в свободном доступе, откуда их может взять любой посетитель. На столы лучше выложить общие материалы, буклеты, рассказывающие о компании и т. п. Рекламную полиграфию лучше убрать на столы, к которым у посетителей нет доступа, и выдавать ее по запросу.

В последние несколько лет существует тенденция, не рекомендующая оставлять рекламный раздаточный материал в свободном доступе. Сотрудник выставки общается с гостем, оценивает его, предлагает заполнить анкету, определяет точки соприкосновения, и, исходя из собранной информации, выдает набор материалов на месте или высылает позже, например, по электронной почте.

Для того чтобы произвести на потенциального клиента должное впечатление, можно отправить ему интересующие материалы в тот же день, когда проходила выставка, чтобы он получил их уже на следующее утро.

Работа после выставки

Завершение выставки не означает, что работа закончилась. Теперь необходимо развить и укрепить возникшие связи.

Обзванивать потенциальных клиентов необходимо в короткие сроки после окончания мероприятия, пока информация о компании еще свежа в памяти посетителей.

Еще в процессе подготовки к выставке следует составить план работы с контактами, завязавшимися во время мероприятия. Ситуации, когда они передаются в торговый отдел и не получают дальнейшего развития, к сожалению, не редкость.

Если во время выставочного мероприятия проводилось анкетирование посетителей, то не составит труда разделить полученные контакты на «горячие», «теплые» и «холодные». Если первые не купят продукт в течение месяца после выставки, то, скорее всего, они его уже не купят. Вторая группа может размышлять над покупкой до полугода, а так как именно они составляют большую часть полученных контактов, то правильная работа с ними принесет компании наибольшую прибыль. Для третьей группы достаточно направления писем и, при получении запроса, маркетинговой продукции.

Работа после выставки

Последним этапом является оценка полученных результатов и соответствие их поставленным целям. Первичная оценка делается непосредственно после окончания мероприятия, повторная – спустя 6 или 12 месяцев. Подсчитывая новых клиентов, стоит обратить внимание на способ их получения: прямые почтовые рассылки, выездная работа, участие в выставке.

Оценку результатов лучше оформить таким образом, чтобы в дальнейшем с ней было легко работать, анализировать и т. п. Она должна включать в себя:

  • статистику установленных контактов (качественные и количественные показатели, местонахождение и размеры компаний, количество горячих/теплых/холодных контактов в разных категориях);
  • анализ сведений, полученных от посетителей мероприятия (начиная с пожеланий и заканчивая замечаниями);
  • оценку качественного и количественного состава гостей и участников выставки в целом;
  • анализ эффективности работы сотрудников (в том числе персонализированную);
  • оценку функциональности выставочного стенда (местонахождения, размеров, оформления, оснащения и пр.);
  • анализ выставочного бюджета (в том числе, дефицит или профицит);
  • оценку эффективности маркетинговых средств привлечения посетителей;
  • анализ информации о конкурирующих компаниях;
  • результаты проведения выставочных мероприятий;
  • итоги участия в них;
  • перечень и количество распространенной сувенирной и рекламной продукции;
  • подборку публикаций в СМИ;
  • выводы;
  • рекомендации для участия в следующих мероприятиях;
  • архивные материалы (справки, отчеты, анкеты посетителей, образцы полиграфии, фотографии и пр.).

Кроме того, следует:

  • собрать информацию о компании в публикациях в печатных, телевизионных и интернет-СМИ;
  • поместить отчет о выставке на сайте предприятия;
  • объявить благодарности работникам и компаниям, помогавшим в подготовке и проведении выставки.

Поскольку подготовка и участие в выставке – это инвестиция, то важно оценить ее окупаемость. Для оценки финансового результата (ROI выставки) сумму прибыли от продаж по итогам выставки необходимо разделить на финансовые затраты для проекта. Оценивать этот эффект следует спустя 6–9 месяцев после мероприятия.