Аутсорсинг в полиграфии: кому подойдет и как выбрать подрядчика

Аутсорсинг в полиграфии имеет свои отличительные особенности. Его можно разделить на предоставление услуг широкой печати и только печати документации. Соответственно, будут отличаться как требования по набору оборудования у подрядчика, так и запросы по качеству.

Не менее важным является вопрос безопасности, когда речь идет об аутсорсинге печати документов. В нашей статье мы рассмотрим все особенности такого типа услуг в полиграфии, приведем критерии качественного исполнителя и разберем сложности, которые сопровождают данный процесс.

Кому подойдет аутсорсинг полиграфии и печати

Данный метод оптимизации может быть использован только средними и крупными компаниями, деятельность которых связана с оборотом большого количества документов.

Аутсорсинг в последнее время становится все более популярным в стране. Это касается и передачи процессов печати на обслуживание в сторонние компании.

Нередко в структуре ИТ-бюджета крупной компании нельзя найти расходов на печать, поскольку затраты на расходные материалы распределяются между подразделениями и относятся к операционным. Допустим:

• за покупку бумаги отвечает офис-менеджер или сотрудник отдела АХО;
• закупкой техники для печати занимается ИТ-отдел;
• покупка картриджей входит в обязанности отдела закупок.

Так организация может даже не знать до определенного момента, во сколько ей обходится обслуживание МФУ и принтеров.

Сложности при переходе на аутсорсинг печати

Компании придется столкнуться с немалым количеством сложностей, которые могут возникнуть внутри нее самой. Первыми, кто может принять переход на аутсорсинг в штыки, так это отдел ИТ, поскольку сотрудники, работающие там, решат, что штат планируется сократить, и некоторые из них останутся без работы.

Еще одно препятствие – это лень. Как правило, сотрудники пользуются принтерами, которые стоят рядом, при этом их никто не ограничивает в том, что печатать и когда. При переходе на аутсорсинг в полиграфии им не только придется куда-то идти, но еще и процесс печати будет строго контролироваться с целью сокращения расходов на картриджи и бумагу.

И третьей сложностью может стать то, что не каждая компания согласится на преобразование имеющегося «разношерстного» парка принтеров с хаотичными покупками разных моделей картриджей в печатающую инфраструктуру, которой будет легко управлять и где на обеспечение процесса есть четко обозначенная статья расходов.

Проще всего преодолеть последний пункт. Так, в 2015 году статья расходов «Альфа-Банка» на подготовку и также распечатку документов сократилась на 47 %. Компания добилась такого результата благодаря тому, что ранее она смогла правильно провести аутсорсинг. Чаще всего сомнения относительно перехода возникают из-за того, что окупаемость проекта составляет примерно 3-4 года.

Правила выбора аутсорсера полиграфических услуг

При выборе аутсорсера предпочтение лучше отдавать типографиям полного цикла, поскольку так компания сможет воспользоваться услугами по финишной обработке полиграфической продукции, что особенно важно в случае отдельных видов. Таким образом, заказчик избавляется от проблем со сроками, получает качественный продукт по разумной цене. Однако выгода очевидна не только для него, но и для аутсорсера, поскольку благодаря максимальной загрузке оборудования окупаются затраты на производство.

Кроме того, типографии могут предложить услуги по выполнению ламинации, тиснению, УФ-лакированию и т. д., то есть того, что сам сотрудник в обычных условиях сделать не сможет. Нужно отметить, что выгода от аутсорсинга персонала в данном случае очевидна, во-первых, с организационной стороны, во-вторых – с финансовой.

Что касается автообзвона клиентов, то данную работу лучше поручить специалистам из области телекоммуникаций.

Типографии предлагают на сегодняшний день разнообразные услуги, о которых и пойдет речь далее:

• Шелкография. Данная технология представляет собой специфический вариант полноцветной печати. В отличие от офсетного или цифрового способа, она позволяет получать красочные изображения с более толстым печатным слоем. Кроме того, нанесение изображений возможно не только на картон и бумагу, но и на любой другой фактурный материал.
• УФ-лакирование – на сегодняшний день в печатном деле данная технология является одной из самых востребованных. Благодаря лакированию изделие становится более привлекательным, красочным, а также защищенным от воздействия негативных факторов окружающей среды. Кроме того, его поверхность приобретает жесткость, что позволяет подвергать продукцию дальнейшей постпечатной обработке.
• Офсетная технология – данный процесс печати позволяет получить полноцветные изображения высокого качества за приемлемую стоимость.
• Тиснение – предполагает нанесение рельефных надписей и изображений на открытки, упаковку, визитки, пластиковые карты, буклеты и т. д. Данный вариант отделки полиграфической продукции считается на сегодняшний день одним из самых доступных и простых.

В типографиях полного цикла можно заказать услуги по постпечатной обработке полиграфической продукции. Благодаря используемым технологическим процедурам, характеристики продукта становятся лучше, это касается внешнего вида, прочности, функциональности. В итоге изделие приобретает законченный вид.

Каждый в жизни сталкивался с ламинацией или хотя бы слышал о ней. Данная процедура предполагает нанесение специальной пленки на печатную продукцию при тепловой обработке. Это позволяет защитить изделие от осадков, перепадов температуры, солнечных лучей, то есть всего того, что может оказать негативное воздействие на картон или бумагу с важными данными, испортить их или уничтожить. Как оказывается, ламинирование является очень полезной и востребованной процедурой.

Еще одной услугой, которую предоставляют типографии, является фальцовка, которая применяется для того, чтобы наносить на бонусные карты или лотерейные билеты стираемый слой. Если компания выберет аутсорсинг в полиграфии, то она будет полностью обеспечена современной и качественной печатной продукцией.

Нюансы подбора аутсорсера печати документов

Когда клиент обращается в аутсорсинговую компанию, он уже уверен в том, что качество печати и оборудования будут идеальными. Поэтому единственное, что его волнует, это вопрос стоимости отпечатка. В результате заказчик думает о целесообразности перехода на аутсорсинг, только основываясь на этом. Поставщик же, воспользовавшись ситуацией, ставит максимально низкую стоимость отпечатка, учитывая только цену ремонтных работ и картриджа, без реальных объемов печати.

В результате появляются:

• старая техника для печати;
• совместимые картриджи;
• низкое качество предоставляемых услуг (никого же не интересует это);
• манипуляции с объемами услуг, а также отчетностью, ведь клиент не поинтересовался ответами на эти вопросы.

Работа аутсорсинговой компании напрямую зависит от заинтересованности клиента, к примеру, если последнему что-то неважно, то подрядчику тем более. Так снижается стоимость предоставления услуг, как и качество обслуживания и печати. Почему же это происходит?

Если печать стоит дешево, это говорит о том, что в процессе используются дешевые расходные материалы, значит, в результате отпечатки тоже получаются низкого качества, то есть с точками, полосами и грязью. За счет скорости устранения неполадок аутсорсер обеспечивает бесперебойность. Именно так чаще всего думают клиенты.

Подрядчик предлагает воспользоваться услугами инженера, который якобы ускоряет работу. Однако на самом деле все не так, поскольку вам приходится тратить время на то, чтобы вызвать мастера, составить заявку, дождаться специалиста и проводить его к месту работы, проконтролировать действия, сопроводить к выходу, если нужно организовать вывоз оборудования и т. д. Нужно еще учитывать, что решение подобных проблем во многих крупных офисах может быть осуществлено только в нерабочее время. Получается, что привлечение работника, ответственного за инженера, повлечет дополнительные временные затраты.

Получается, что отпечаток приходится выкинуть, а сотрудник, провозившись с таким оборудованием и пытаясь исправить неполадки, придет за дополнительной оплатой к заказчику, который в свою очередь получит комбо по затратам. Конечно же, нет ничего сложного в том, чтобы поменять самостоятельно картридж, но только если это придется делать не 1-3 раза в неделю, а 1 раз в 3-4 месяца. Что касается техники, то она должна выполнять свои функции без каких-либо нареканий, не напрягая при этом пользователя.

Чтобы не пожалеть о том, что вы доверили заботу о расходах той или иной аутсорсинговой компании, разговаривайте с подрядчиком, задавайте вопросы:

• поинтересуйтесь, какая техника будет ставиться в вашем офисе и почему;
• планирует ли подрядчик устанавливать систему контроля печати, и если да, то, что она даст;
• какие будут использоваться и закупаться расходные материалы;
• попросите подрядчика предоставить вам план профилактических работ и объяснить, чем он выгоден.

При выборе подрядчика неважно, будет ли это компания-аутсорсер или фирма, занимающаяся плановым обслуживанием техники, либо организация, специализирующаяся на снабжении расходниками. Обращайте внимание на следующие моменты:

• есть ли системный подход;
• каковы способы обеспечения непрерывности оказываемых услуг, а также средства, обеспечивающие надежность;
• проходили ли сервисные специалисты обучение работе с устанавливаемым ими брендом и как давно;
• какое количество специалистов в штате, а также есть ли собственный транспорт или фирма пользуется услугами курьерской службы (узнать какой).

Все эти моменты необходимо обязательно уточнить. Как правило, компания, которая честно работает уже не один год, не будет против и ответит на все ваши вопросы, а также с гордостью покажет все имеющиеся у нее сертификаты, ведь получить их, как правило, очень сложно, да и недешево. К примеру, обучение работе с одним типом устройства может стоить несколько тысяч долларов, а типов в модельном ряду бывает немало.

Проблемы безопасности при передаче печати документов на аутсорсинг

Большинство компаний боятся передавать процесс управления печатью аутсорсинговым компаниям, поскольку беспокоятся за сохранность своих данных. Однако прежде чем начать сотрудничество, аутсорсер обязан подписать соглашение о неразглашении. Данная процедура является обязательной. В программном обеспечении, как правило, содержится Техническая документация (Whitepaper), поэтому при установке такого ПО на режимные объекты, в зависимости от требований безопасности, либо ограничивается функционал, то есть закрывается доступ к интернету (программно-аппаратным способом или инфраструктурно), либо его предварительно проверяют специалисты «первых отделов».

Аутсорсинг в полиграфии предполагает анализ специалистами каждой печатной машины на предмет того, сможет ли она защитить информацию компании на должном уровне. Нужно понимать, что обеспечить надежную защиту от угроз, существующих сегодня, сможет только современная техника, поэтому у подрядчика следует спросить, какие аппараты он будет ставить.

В качестве сравнения можно взять современные мобильные устройства, в которых для защиты данных используется и отпечаток пальца, и распознавание по лицу (голосу), и пароли, и графические ключи, и т. д. Многие заказчики радуются тому, что в их офисах используются принтеры, которым уже более 10 лет, и даже гордятся тем, что они до сих пор работают. Однако они и не думают о том, что протокол данных в них открыт, а это значит, что через него устройство можно взломать и использовать его по своему усмотрению, достаточно запустить на нем вместе с документом Word определенную команду.

Можно, конечно, использовать внешние способы защиты Сети, однако гораздо эффективнее современные возможности. К ним относится шифрование жесткого диска устройства, запуск печати только после того, как пользователь авторизируется, шифрование при печати.

Важно еще и то, для чего изначально предназначалась техника. К примеру, во многих офисах сотрудники пользуются принтерами, которые не предусмотрены для того, чтобы работать с секретными данными. Они очень удобны в силу своей компактности, их можно расположить на рабочем месте, чтобы не бегать в другой конец кабинета. Однако нужно понимать, что такая техника изначально разрабатывалась для использования в домашних условиях, поэтому о сохранности коммерческой тайны здесь говорить не приходится. К тому же, как оказалось, бумажный носитель в процентном соотношении даже более небезопасный, чем электронная почта (4,8 % против 1,7 %).

Что касается умышленного хищения данных, то, как показывает практика, в современном мире через Интернет это сделать значительно сложнее, поскольку браузеры находятся под надежной защитой систем безопасности. А вот если говорить о распечатанном документе, то его вынести из компании очень легко, потом он может быть отсканирован, распознан, продублирован и т. д. Помните, сегодня существует огромное количество доступных приложений, с помощью которых можно осуществлять махинации с печатью.