Оформление и печать годового отчета

Сегодня печать годового отчета – не просто перенос итогов работы компании на бумажный носитель, но и создание своего рода маркетингового инструмента, причем весьма эффективного. Это хороший способ улучшить имидж организации, увеличить лояльность клиентов и партнеров.

Разумеется, придется постараться. Сухой годовой отчет, состоящий из одних цифр и отпечатанный на принтере, никого не впечатлит. Он должен быть ярким, привлекающим внимание и одновременно содержащим всю необходимую информацию. Задача нетривиальная, но выполнимая, особенно если привлечь к делу специалистов соответствующего профиля.

Годовой отчет как маркетинговый инструмент

Еще недавно ни одна российская компания не задумывалась над публикацией своего годового отчета. Сейчас же пришедшая с Запада традиция стала обязательной, особенно для акционерных обществ. Печать годового отчета помогает сделать работу организации прозрачной для акционеров, инвесторов, партнеров компании, а также ее клиентов (существующих и потенциальных). Он рассказывает о том, как прошел год, с какими результатами организация его завершила, какие есть направления развития. Отчет многое может сказать понимающему человеку.

Тенденция немного изменилась в самом начале нового тысячелетия. Годовые отчеты стали публиковать в более строгом дизайне, исключили перегруженность информацией и оформлением. На первый план вышла доступность для восприятия, простота, наглядность данных. Однако корпоративный стиль отчета и по сей день остается важным для компаний. Он по-прежнему должен быть оригинальным и стильным.

Годовой отчет нельзя рассматривать исключительно в качестве образца полиграфической продукции. Это оформленный определенным образом документ, представляющий важнейшее значение для публикующей его организации. От него во многом зависит будущее фирмы. Раскрываемая в отчете информация может рассказать о деятельности компании, ее перспективах и управленческих решениях. На основе этого документа можно сделать вывод о ближайшем будущем компании и направлении ее развития.

Опубликованный годовой отчет часто берут с собой на важнейшие для компании переговоры, где он играет роль буклета, представляющего фирму. Поэтому подготовка к изданию отчета всегда становится ответственным периодом работы коллектива. Проверка и подбор публикуемой информации, выстраивание диаграмм, оценка фактов – все это требует особого внимания персонала.

В настоящее время печать годового отчета считается одним из действенных инструментов продвижения организации. Поручить подготовку такого документа можно только ответственным сотрудникам, способным сочетать фактическую информацию с внешней эстетикой.

3 этапа разработки проекта годового отчета

1. Анализ данных.

   Анализу подлежит вся размещаемая в отчете информация. Это могут быть следующие виды отчетности: бухгалтерская и консолидированная финансовая; различные решения Совета директоров предприятия; данные о социальной работе в фирме, а также другая корпоративная информация.

2. Продумывание концепции.

   Концепция отчета представляет собой основную линию, по которой выстраивается размещаемая информация. Существуют различные виды построений этого документа, а также их уровни, которые зависят от предназначения отчета. Крупные организации вкладывают больше сил и умения в его создание. В результате отчет интереснее и проще воспринимается целевой аудиторией. Нестандартность становится основной идеей в основном по причине необходимости более простой подачи данных. Это в свою очередь дает возможность правильного понимания отчета представителями определенных компаний и инвесторов.

3. Дизайн и верстка.

   Третий этап ничем не отличается от создания имиджевого либо рекламного издания. Различия появляются только в подаче материала. Отчет можно отнести к категории корпоративных брендинговых брошюр. Информация разбита на смысловые блоки, логически встроенные в официальный документ.

   Материал сопровождается графиками, схемами, таблицами, упрощающими его понимание. Работа проводится дизайнером, который преобразует переданные ему сведения в инфографику. Последняя делает скорость восприятия материала значительно выше.

   
   

   Самое главное в плодотворной разработке отчета – слаженная работа заказчика и команды исполнителей. Получить качественный продукт, полностью выполняющий свою функцию, возможно только при эффективном сотрудничестве обеих сторон договора.

   В ходе выполнения проекта чрезвычайно важными являются все этапы согласования с каждой из сторон. Правильная их организация способна помочь воплотить идею в реальность. Однако четкого алгоритма действий не существует.

   Со стороны заказчика должна быть создана рабочая группа, возглавляемая менеджером проекта. Она передает исполнителю всю информацию в том состоянии, в котором она видится организации. Исполнитель же принимает материалы и начинает их перерабатывать, создавая сначала модель будущего издания, продумывая его концепцию. Составляется сетка верстки, после чего согласуется макет.

   После получения согласия заказчика исполнитель приступает к обработке поступившей информации и верстке макета издания исходя из концепции отчета, которая была согласована ранее. Затем макет утверждают в печать, после чего идет препресс (так называется предпечатная подготовка). В соответствии с выбранным способом изготовления происходит печать годового отчета. После проведения сборки изданий весь тираж идет на постпечатную обработку.

Печать годового отчета

Годовые отчеты, как правило, печатают на бумаге самого высокого качества. Ее плотность равна 115–150 г/м². Полноцветная печать может быть офсетной или цифровой. Красивая обложка изготавливается из дизайнерской бумаги плотностью от 179 до 200 г/м² и декорируется:

• тиснением;
• шелкографией;
• фольгированием;
• выборочным УФ-лакированием.

Наиболее часто при печати основной части годового отчета используют офсетную печать с последующей постпечатной обработкой. Обложка документа распечатывается на плотной бумаге или картоне с использованием различных приемов, например, ламинации, пр.

Переплет издания может быть:

• склеенным;
• на пружине;
• на скобе.

Клеевая сборка не самая надежная, однако смотрится наиболее эстетично.

Годовые отчеты издаются различными тиражами: от единиц и до нескольких десятков тысяч.

15 полезных советов по оформлению годового отчета

1. Обложка должна рассказывать о главном.

   Она должна выдавать максимум информации о содержимом, но одновременно быть и привлекательной. Можно разместить профессиональные фотографии или графические объекты, иллюстрирующие рабочий процесс. Целевая аудитория должна сразу понимать, что за документ попал к ней в руки.

2. Начните с обращения к читателю.

   Таким образом поступает, например, Microsoft, который размещает обращение кого-либо из своих руководителей в начале отчета. Открыв документ, читатель сразу настраивается на необходимый лад. Можно также начать с благодарности участникам или инвесторам, главной идеи или философии фирмы.

3. Используйте цитаты.

   Можно выделить целую страницу для того, чтобы поместить цитаты руководителей фирмы или различных публичных людей, иллюстрирующих информацию, размещенную в отчете. Для этого можно использовать как целую страницу, так и ее часть.

4. В качестве фона используйте корпоративные цвета.

   Страницы, на которые хотите сделать акцент, можно оформить в цвета организации (один или сочетание). Только обратите внимание, что текст, размещенный здесь, должен оставаться читабельным.

5. В качестве фона для инфографики или текста можно использовать фотографии.

   Фон должен быть обязательно контрастным либо его надо размыть, тогда текст будет легко читаться. Пеструю фотографию рекомендуется затемнить прозрачным фоном либо можно добавить под текст плашку.

6. Фотографии можно дополнить графикой.

   Примером для подражания может быть отчет компании BMW, которая добавила в документ графические элементы. Они акцентируют внимание читателя, сделают текст более интересным.

7. Фотографии следует обработать в одном стиле.

   Сохранить единый стиль всех страниц годового отчета поможет их обработка в одной цветовой гамме или одним цветовым фильтром. Примером могут быть фотографии черно-белой гаммы либо включающие фирменные цвета компании. Для придания картинке требуемой тональности следует воспользоваться светофильтрами либо фильтрами графических редакторов.

8. Снабдите отчет иконками.

   Возьмите пример с компании Boeing, являющейся лидером в производстве военно-космической техники. Отчет фирмы пестрит иконками, изображающими производимую ими военную технику. Это очень наглядно. Попробуйте и вы, если являетесь производителями.

9. Размер фото следует размещать на целую страницу.

   К сожалению, большая часть годовых отчетов выходит с достаточно скучным дизайном. В них нет картинок и фотографий. Но креативные компании, например, Prada, не стесняются фантазировать и создавать совершенно новые продукты, даже если это годовой отчет фирмы. На страницах издания можно увидеть стильные фото с показов.

   
   

10. Не перегружайте отчет.

    Годовые отчеты содержат большое количество схем, таблиц и графиков. Для облегчения их восприятия следует оставлять рядом с ними побольше свободного пространства. Толщина отчета от этого увеличится незначительно, а вот материал будет читаться значительно легче.

11. Форматируйте текст с отступами.

    Разумное форматирование текста позволяет легче осваивать большие его объемы. Материал следует разбивать на смысловые абзацы и разделы, вставлять списки (маркированные и нумерованные), заголовки.

12. Абзацы следует выделять линией, а заголовки – цветом.

    При форматировании удобно использовать тонкие линии, цвет которых соответствует корпоративному. Это сделает дизайн узнаваемым и постепенно распространит его на всю печатную продукции компании.

    Для облегчения ориентации заголовки и подзаголовки следует выделять определенным цветом (цветами). Это акцентирует внимание читателя на главных мыслях. Особенно ярко следует выделить наиболее важные заголовки.

13. Пользуйтесь сеткой.

    С ее помощью можно разместить текст в ряды и колонки нужного размера. Читать годовой отчет достаточно сложно, а модульная сетка поможет придать страницами нужную структуру, делая их дизайн сбалансированным.

    Сетка облегчает восприятие даже большого многостраничного документа, сохраняя последовательность информации и нужные акценты.

    [[rlink.2442]]

    Основные правило сетки иногда можно и нарушить, особенно креативным дизайнерам. Однако это надо делать с умом, поскольку высок риск ошибок.

14. Снабдите годовой отчет географической картой.

    Места филиалов и общий охват рынка проще демонстрировать на карте, которую можно разместить на одной из страниц при печати годового отчета. В этом случае карта может стать основой инфографики компании.

    
    

15. Добавьте 3D-инфографику.

    Классическая инфографика подразумевает изображение таблиц, диаграмм и графики на плоскости. Попробуйте использовать 3D-инфографику – она придаст документу эффектности, превращая простую схему в объемную и реалистичную.

    Профессионалы считают, что проблемой годовых отчетов является нежелание компаний тратить на них заработанные средства. Руководство фирм считает печать годового отчета достаточно формальным делом. Впрочем, с каждым годом растет понимание необходимости творческого подхода к изданию этого документа. Это не только информация для участников компании, но и ее лицо для инвесторов. А это уже дорогого стоит.